Sau khi truyền tờ khai hải quan, hệ thống sẽ tự động phân loại lô hàng vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Đây là bước quyết định mức độ kiểm tra mà lô hàng phải trải qua trước khi được thông quan. Hiểu rõ cơ chế này giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp thời gian và chuẩn bị chứng từ phù hợp.
Phân luồng hải quan là gì
Phân luồng là cơ chế đánh giá rủi ro tự động dựa trên hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan, nhằm xác định mức độ cần kiểm tra đối với từng lô hàng. Việc phân luồng dựa trên nhiều tiêu chí như lịch sử tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, loại hàng hoá, xuất xứ, trị giá khai báo, và các yếu tố rủi ro khác trong dữ liệu quản lý của cơ quan hải quan.
Luồng xanh — Thông quan nhanh, ít kiểm tra
Lô hàng được phân vào luồng xanh nghĩa là hệ thống đánh giá mức độ rủi ro thấp. Doanh nghiệp không phải xuất trình hồ sơ giấy hay kiểm tra thực tế hàng hoá, chỉ cần hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có) là có thể thông quan. Đây là luồng lý tưởng nhất, thường dành cho doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ tốt và mặt hàng ổn định, minh bạch.
Luồng vàng — Kiểm tra hồ sơ giấy
Với luồng vàng, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy của lô hàng như hợp đồng, hoá đơn, vận đơn, C/O... để đối chiếu với thông tin đã khai báo trên hệ thống, nhưng không kiểm tra thực tế hàng hoá. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ gốc, chính xác, khớp nhau giữa các loại giấy tờ để quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ, tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Luồng đỏ — Kiểm tra thực tế hàng hoá
Đây là mức độ kiểm tra cao nhất: cơ quan hải quan vừa kiểm tra hồ sơ giấy vừa tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá tại cảng hoặc cửa khẩu, có thể kiểm tra toàn bộ hoặc kiểm tra xác suất một phần lô hàng. Luồng đỏ thường áp dụng với mặt hàng có rủi ro cao, doanh nghiệp mới hoặc có tiền sử vi phạm, hoặc khi có dấu hiệu bất thường trong khai báo. Thời gian thông quan ở luồng đỏ thường kéo dài hơn và phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi nếu doanh nghiệp không chuẩn bị tốt.
Doanh nghiệp nên làm gì để tối ưu luồng phân loại
- Duy trì lịch sử khai báo minh bạch, nhất quán qua các lần xuất nhập khẩu để xây dựng uy tín với cơ quan hải quan.
- Chuẩn bị chứng từ đầy đủ, chính xác ngay từ đầu để rút ngắn thời gian xử lý dù rơi vào luồng vàng hay đỏ.
- Phối hợp chặt chẽ với đơn vị logistics có kinh nghiệm để được tư vấn kịp thời khi gặp luồng vàng, đỏ, tránh phát sinh chi phí lưu kho ngoài dự kiến.
Việc bị phân vào luồng vàng hay đỏ không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với sai sót từ phía doanh nghiệp — đôi khi chỉ là kết quả của thuật toán quản lý rủi ro ngẫu nhiên. Điều quan trọng là doanh nghiệp luôn ở tư thế sẵn sàng, có đối tác đồng hành để xử lý nhanh gọn trong mọi tình huống, giúp chuỗi cung ứng không bị gián đoạn.