Nhập khẩu hàng hoá chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác để cơ quan hải quan có căn cứ thông quan nhanh chóng. Với các chủ shop online, doanh nghiệp thương mại điện tử hay công ty cần xuất hoá đơn VAT hợp lệ, việc nắm rõ bộ hồ sơ này còn giúp đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Các chứng từ cốt lõi không thể thiếu
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: khai báo trên hệ thống điện tử, thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hoá, trị giá, mã số thuế.
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): căn cứ pháp lý cho giao dịch mua bán giữa hai bên.
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): xác định trị giá giao dịch làm cơ sở tính thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng.
- Phiếu đóng gói (Packing List): đối chiếu số lượng, trọng lượng thực tế với khai báo.
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill/Vận đơn đường bộ): chứng minh quyền nhận hàng hợp pháp tại cảng, cửa khẩu.
Chứng từ chuyên biệt theo tính chất hàng hoá
Tuỳ vào loại hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần bổ sung thêm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại tự do.
- Giấy phép nhập khẩu, giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý chuyên ngành (máy móc thiết bị y tế, hoá chất, thực phẩm, mỹ phẩm...).
- Chứng thư giám định (nếu hàng hoá yêu cầu giám định về số lượng, chất lượng, tình trạng kỹ thuật).
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu trong trường hợp nhập khẩu qua đơn vị trung gian.
Ngoài ra, theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP về quản lý ngoại thương, một số mặt hàng còn thuộc danh mục cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện hoặc phải xin giấy phép trước khi làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ danh mục này trước khi ký hợp đồng mua hàng để tránh rủi ro hàng về đến cửa khẩu mới phát hiện không đủ điều kiện nhập khẩu.
Sai sót thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại
- Mô tả hàng hoá trên hoá đơn không đủ chi tiết để xác định mã HS chính xác.
- Trị giá khai báo chênh lệch bất thường so với giá tham chiếu, dẫn đến bị đưa vào diện tham vấn giá.
- Thiếu bản dịch tiếng Việt đối với các chứng từ gốc bằng tiếng nước ngoài khi cơ quan hải quan yêu cầu.
- Không khớp thông tin giữa vận đơn và tờ khai về số container, số kiện, trọng lượng.
Lời khuyên cho doanh nghiệp đang mở rộng quy mô nhập khẩu
Khi khối lượng đơn hàng nhập khẩu tăng nhanh theo đà tăng trưởng doanh thu, việc kiểm soát hồ sơ thủ công dễ dẫn đến sai sót và chậm trễ. Xây dựng một quy trình chuẩn hoá về thu thập, kiểm tra chứng từ trước khi hàng về đến cửa khẩu là bước đi cần thiết để doanh nghiệp không bị động, đồng thời giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân của một vài nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu. Đây cũng là nền tảng quan trọng nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng quy mô mạnh trong thời gian tới.