Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đặc biệt là các shop bán hàng online hay xưởng sản xuất đang mở rộng thị trường sang Trung Quốc, việc chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai báo hải quan xuất khẩu ngay từ đầu là yếu tố quyết định tốc độ thông quan của lô hàng. Thiếu một chứng từ nhỏ cũng có thể khiến hàng bị giữ lại tại cảng hoặc cửa khẩu, phát sinh chi phí lưu kho không đáng có.
Nhóm chứng từ bắt buộc trong mọi lô hàng
Dù xuất khẩu mặt hàng gì, doanh nghiệp đều cần chuẩn bị các chứng từ nền tảng sau:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: được khai và truyền trên hệ thống khai báo điện tử, là văn bản pháp lý xác nhận việc xuất khẩu hàng hoá.
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract): thể hiện thoả thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu về hàng hoá, giá cả, điều kiện giao hàng.
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): căn cứ để xác định trị giá tính thuế và đối chiếu với hợp đồng.
- Phiếu đóng gói (Packing List): mô tả chi tiết quy cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng, thể tích của lô hàng.
- Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): chứng từ vận tải xác nhận việc giao nhận hàng hoá giữa các bên liên quan.
Chứng từ bổ sung tuỳ theo loại hàng và thị trường
Ngoài bộ chứng từ cơ bản, tuỳ vào tính chất mặt hàng và yêu cầu của thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần thêm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.
- Giấy phép xuất khẩu đối với hàng hoá thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, quản lý theo điều kiện, hoặc hàng hoá cần kiểm tra chuyên ngành trước khi xuất khẩu.
- Giấy chứng nhận chất lượng, kiểm dịch thực vật/động vật, kiểm dịch y tế đối với nông sản, thực phẩm, hàng hoá có nguồn gốc sinh học.
- Hợp đồng uỷ thác xuất khẩu (nếu doanh nghiệp xuất khẩu qua đơn vị uỷ thác).
Những lưu ý thực tế giúp thông quan nhanh hơn
Trong quá trình đồng hành cùng nhiều khách hàng xuất khẩu sang Trung Quốc, chúng tôi nhận thấy phần lớn các trường hợp bị ách tắc không phải do thiếu chứng từ pháp lý phức tạp, mà đến từ những sai sót nhỏ như:
- Thông tin trên hoá đơn, hợp đồng và tờ khai không khớp nhau (tên hàng, số lượng, đơn giá).
- Mã HS khai báo chưa phù hợp với bản chất hàng hoá thực tế.
- Thiếu chữ ký, con dấu hợp lệ trên chứng từ gốc khi cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình.
Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát chéo toàn bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai, và tốt nhất nên có đơn vị dịch vụ logistics giàu kinh nghiệm hỗ trợ kiểm tra trước khi nộp hồ sơ chính thức.
Vai trò của đơn vị logistics trong việc chuẩn hoá hồ sơ
Với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn tăng trưởng nhanh, việc tự xây dựng một quy trình chuẩn hoá hồ sơ xuất khẩu nội bộ thường mất nhiều thời gian và phụ thuộc vào kinh nghiệm của một vài nhân sự chủ chốt. Đây cũng là bài toán mà không ít doanh nghiệp thương mại, xưởng sản xuất gặp phải khi mở rộng quy mô. Việc phối hợp với một đối tác logistics chuyên trách để chuẩn hoá quy trình chuẩn bị hồ sơ, thay vì xử lý thủ công theo kinh nghiệm cá nhân, giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào một người và mở rộng quy mô xuất khẩu bền vững hơn.