Tham vấn giá là một trong những thủ tục khiến nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu lo lắng nhất, bởi nếu không chuẩn bị kỹ, lô hàng có thể bị ấn định lại trị giá tính thuế cao hơn giá khai báo ban đầu, kéo theo số thuế phải nộp tăng lên đáng kể. Hiểu rõ bản chất và cách chuẩn bị hồ sơ tham vấn giá sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ quyền lợi của mình.
Tham vấn giá là gì và khi nào phát sinh
Tham vấn giá là quá trình cơ quan hải quan trao đổi, yêu cầu doanh nghiệp giải trình và cung cấp thêm chứng từ khi trị giá khai báo của lô hàng có dấu hiệu chưa phù hợp, thường là khi trị giá thấp hơn đáng kể so với dữ liệu giá tham chiếu của các lô hàng cùng loại, cùng nguồn gốc, cùng thời điểm nhập khẩu. Đây không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp khai sai, mà là bước xác minh để đảm bảo trị giá tính thuế phản ánh đúng giao dịch thực tế.
Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để tham vấn giá
- Hợp đồng mua bán hàng hoá: thể hiện rõ điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, các khoản chiết khấu (nếu có).
- Chứng từ thanh toán quốc tế: chứng minh dòng tiền thực tế đã thanh toán cho lô hàng, ví dụ như chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng.
- Hoá đơn thương mại và các phụ lục điều chỉnh giá (nếu có): giải thích các yếu tố ảnh hưởng đến giá như số lượng đặt hàng lớn, quan hệ đối tác lâu dài.
- Bảng báo giá của nhà cung cấp, catalogue sản phẩm: hỗ trợ chứng minh mức giá phù hợp với thị trường tại thời điểm giao dịch.
- Hồ sơ nhập khẩu các lô hàng tương tự trước đó (nếu có): giúp cơ quan hải quan đối chiếu tính nhất quán trong khai báo.
Nguyên tắc quan trọng khi giải trình trị giá
Khi làm việc với cơ quan hải quan trong quá trình tham vấn, doanh nghiệp nên lưu ý:
- Trình bày trung thực, nhất quán giữa các chứng từ; mọi sự chênh lệch cần có giải thích hợp lý kèm bằng chứng cụ thể.
- Chủ động cung cấp thêm thông tin về đặc điểm giao dịch (số lượng lớn, hợp đồng khung dài hạn, quan hệ liên kết giữa hai bên nếu có) để làm rõ lý do trị giá thấp hơn mặt bằng chung.
- Không nên né tránh hoặc trì hoãn cung cấp chứng từ, vì điều này có thể khiến cơ quan hải quan nghiêng về hướng ấn định giá theo phương pháp khác bất lợi hơn cho doanh nghiệp.
Vì sao doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn hồ sơ giá ngay từ đầu
Với các doanh nghiệp thương mại và nhà máy thường xuyên nhập khẩu nguyên liệu, linh kiện từ Trung Quốc, việc xây dựng thói quen lưu trữ đầy đủ chứng từ giao dịch, thanh toán ngay từ khi đặt hàng — thay vì chỉ tìm kiếm khi bị yêu cầu tham vấn — sẽ giúp quá trình giải trình diễn ra nhanh chóng, tránh bị động. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn đồng hành cùng đơn vị logistics có kinh nghiệm xử lý tham vấn giá, bởi việc này đòi hỏi hiểu biết sâu về nghiệp vụ và kỹ năng làm việc trực tiếp với cơ quan hải quan.