Một trong những câu hỏi được các chủ shop online và doanh nghiệp thương mại hỏi nhiều nhất khi chuyển từ nhập tiểu ngạch sang chính ngạch là: "Cần chuẩn bị những giấy tờ gì để nhập hàng hợp pháp?". Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác bộ chứng từ ngay từ đầu không chỉ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng mà còn tránh được các rủi ro bị giữ hàng, phạt hành chính hay phát sinh chi phí lưu kho ngoài kế hoạch.
Nhóm chứng từ thương mại cơ bản
Đây là nhóm giấy tờ thể hiện giao dịch mua bán giữa người nhập khẩu và nhà cung cấp, bắt buộc phải có trong mọi lô hàng chính ngạch:
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract): thể hiện thoả thuận giữa hai bên về hàng hoá, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng.
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ ghi rõ giá trị lô hàng, làm căn cứ tính thuế nhập khẩu.
- Phiếu đóng gói hàng hoá (Packing List): mô tả chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng, số kiện của lô hàng.
Nhóm chứng từ vận tải
Tuỳ theo phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường sắt hay đường hàng không), lô hàng cần có chứng từ vận tải tương ứng như vận đơn đường bộ, vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc vận đơn hàng không (Airway Bill). Đây là chứng từ xác nhận quyền sở hữu và trách nhiệm vận chuyển hàng hoá trong suốt hành trình từ nơi xuất phát đến kho nhận tại Việt Nam.
Nhóm chứng từ xuất xứ và chất lượng
Với nhiều nhóm hàng, đặc biệt là nguyên liệu sản xuất, máy móc thiết bị hoặc hàng hoá cần chứng minh xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O): chứng minh hàng hoá có nguồn gốc từ Trung Quốc, làm căn cứ áp dụng thuế suất ưu đãi theo các hiệp định thương mại mà Việt Nam tham gia.
- Giấy chứng nhận chất lượng, kiểm định (nếu mặt hàng thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành): áp dụng với một số nhóm hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện, đồ chơi trẻ em theo quy định hiện hành.
- Giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành): một số mặt hàng đặc thù cần xin phép từ bộ, ngành quản lý trước khi nhập khẩu.
Nhóm chứng từ khai báo hải quan
Đây là bước quan trọng nhất để hàng hoá được thông quan hợp pháp, bao gồm tờ khai hải quan điện tử, các phụ lục kèm theo và các chứng từ chứng minh việc nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (nếu có). Doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin khai báo khớp hoàn toàn với hoá đơn, hợp đồng và thực tế hàng hoá để tránh bị xếp vào diện kiểm tra thực tế, kéo dài thời gian thông quan.
Lưu ý quan trọng để tránh sai sót chứng từ
Trong thực tế, phần lớn các trường hợp chậm thông quan không đến từ việc thiếu giấy tờ mà từ việc thông tin giữa các chứng từ không khớp nhau, ví dụ tên hàng trên hợp đồng khác với tờ khai, số lượng trên packing list lệch với thực tế kiểm đếm. Vì vậy, doanh nghiệp nên rà soát chéo toàn bộ bộ chứng từ trước khi nộp, tốt nhất nên có một đơn vị chuyên trách hoặc đối tác logistics giàu kinh nghiệm hỗ trợ kiểm tra trước.
Đồng hành cùng FASTWAY999
Với các chủ shop lần đầu chuyển sang nhập chính ngạch, việc tự chuẩn bị đầy đủ và chuẩn xác bộ chứng từ có thể khá bỡ ngỡ. FASTWAY999 hỗ trợ khách hàng rà soát, chuẩn hoá toàn bộ hồ sơ trước khi hàng khởi hành từ Trung Quốc, giúp quá trình thông quan tại Việt Nam diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.