Vận chuyển hàng không thường được các doanh nghiệp thương mại điện tử, thương hiệu riêng lựa chọn cho những lô hàng cần thời gian giao nhận nhanh hoặc giá trị cao. Tuy chi phí cao hơn đường biển, nhưng bộ chứng từ đi kèm cũng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối để tránh chậm trễ tại sân bay. Dưới đây là những chứng từ phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Vận đơn hàng không (Airway Bill - AWB)
AWB là chứng từ quan trọng nhất trong vận chuyển hàng không, tương tự vai trò của vận đơn đường biển nhưng có một điểm khác biệt lớn: AWB không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa mà chỉ là biên nhận vận chuyển và bằng chứng hợp đồng. Vì vậy AWB không thể chuyển nhượng như vận đơn theo lệnh đường biển. AWB được chia thành hai loại chính:
- Master Airway Bill (MAWB): do hãng hàng không phát hành cho đơn vị forwarder gom hàng.
- House Airway Bill (HAWB): do forwarder phát hành cho từng chủ hàng lẻ trong lô hàng gom chung.
Trên AWB thể hiện đầy đủ thông tin về người gửi, người nhận, sân bay đi - đến, số kiện, trọng lượng và cước phí vận chuyển.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Đây là chứng từ do người bán lập, thể hiện giá trị giao dịch thực tế của lô hàng, là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan tính thuế nhập khẩu. Hóa đơn thương mại cần khớp chính xác với hợp đồng mua bán và các chứng từ khác, bao gồm thông tin: tên hàng, đơn giá, số lượng, tổng giá trị, điều kiện giao hàng (Incoterms) và điều kiện thanh toán.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
Packing List mô tả chi tiết cách thức đóng gói lô hàng: số lượng kiện, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, kích thước từng kiện hàng. Chứng từ này giúp cơ quan hải quan và đơn vị vận chuyển đối chiếu thực tế hàng hóa khi kiểm hóa, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát số lượng hàng nhận được có khớp với đơn đặt hàng ban đầu hay không.
Các chứng từ bổ sung quan trọng khác
Tùy loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm:
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O): xác nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, ảnh hưởng đến thuế suất ưu đãi theo các hiệp định thương mại.
- Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality/Analysis): áp dụng cho một số mặt hàng đặc thù như thực phẩm, hóa chất, nguyên liệu sản xuất.
- Tờ khai hải quan điện tử: chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục thông quan xuất nhập khẩu tại Việt Nam.
- Giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu có): áp dụng với hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành.
Vì sao cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ ngay từ đầu?
Với vận chuyển hàng không, thời gian lưu kho tại sân bay thường tính phí theo giờ hoặc theo ngày với mức khá cao so với đường biển. Một bộ chứng từ thiếu sót hoặc sai lệch thông tin có thể khiến lô hàng bị giữ lại kiểm tra, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng cho khách và uy tín kinh doanh của doanh nghiệp thương mại điện tử.
Với kinh nghiệm xử lý các lô hàng chính ngạch Trung - Việt, FASTWAY999 hỗ trợ khách hàng rà soát, chuẩn hóa toàn bộ bộ chứng từ trước khi hàng cất cánh, giúp quá trình thông quan tại Việt Nam diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.